A automação de cobrança vem se tornando uma grande tendência entre as empresas, contribuindo na redução de custos, otimização de tempo e gerando maior produtividade do time.
Neste artigo criamos um passo a passo completo para que você possa automatizar a cobrança da sua empresa e uma lista com as 10 melhores ferramentas disponíveis no mercado.
Vamos ao conteúdo?
O que é um sistema de automação de cobrança?
Um sistema de automação de cobrança é uma ferramenta ou conjunto de ferramentas que automatiza o processo de cobrança de pagamentos de clientes ou devedores.
Esses sistemas são comumente utilizados por empresas para gerenciar e acompanhar os pagamentos em atraso, enviar lembretes de cobrança, gerar relatórios financeiros e facilitar a comunicação com os devedores.
Esses sistemas geralmente incluem recursos como:
Agendamento de cobranças: Permite que as empresas programem lembretes automáticos de pagamento antes e após as datas de vencimento.
Comunicação automatizada: Envio automático de e-mails, mensagens de texto ou notificações para os devedores sobre os pagamentos em atraso.
Integração de pagamento: Integração com sistemas de pagamento para facilitar o recebimento de pagamentos online.
Geração de relatórios: Capacidade de gerar relatórios detalhados sobre o status das cobranças, histórico de pagamentos e inadimplência.
Gestão de clientes: Manutenção de registros detalhados dos clientes, incluindo informações sobre histórico de pagamentos e comunicações.
Automação de tarefas: Automação de tarefas repetitivas relacionadas à cobrança, como o envio de lembretes de pagamento ou a atualização de registros de pagamento.
Um sistema de automação de cobrança ajuda as empresas a melhorar a eficiência, reduzir a inadimplência e otimizar o processo de cobrança, permitindo que se concentrem em outras áreas de suas operações.
Cobrança manual x automação de cobrança
Aqui está uma comparação entre cobrança manual e automação de cobrança:
Cobrança Manual
Confira algumas das principais questões que são dificultadas pelo uso da cobrança manual na sua empresa:
Trabalho Intensivo: A cobrança manual requer muito trabalho humano, desde a identificação de contas em atraso até o envio de lembretes de pagamento e o acompanhamento individual com os devedores.
Propenso a Erros: Como envolve muitas tarefas manuais, a cobrança manual está sujeita a erros humanos, como esquecer de enviar lembretes ou atualizar registros de pagamento.
Menos Eficiente: Devido à natureza manual do processo, a cobrança manual tende a ser menos eficiente e consome mais tempo do que a automação.
Dificuldade de Escalabilidade: À medida que o número de clientes ou contas em atraso aumenta, a cobrança manual pode tornar-se ainda mais difícil de gerenciar e escalar.
Automação de Cobrança
Confira algumas das principais vantagens de utilizar uma ferramenta de automação de cobrança na sua empresa:
Eficiência: A automação de cobrança permite que as empresas automatizem muitas tarefas relacionadas à cobrança, como o envio de lembretes de pagamento, a atualização de registros de pagamento e a geração de relatórios, tornando o processo mais eficiente.
Redução de Erros: Ao minimizar a intervenção humana, os sistemas automatizados de cobrança reduzem a ocorrência de erros, garantindo que os lembretes sejam enviados pontualmente e os registros de pagamento sejam atualizados com precisão.
Escala Facilitada: A automação de cobrança é altamente escalável, permitindo que as empresas lidem facilmente com um grande volume de contas em atraso sem comprometer a qualidade do serviço.
Melhor Gestão do Tempo: Ao automatizar tarefas repetitivas, as equipes de cobrança podem dedicar mais tempo a atividades de maior valor agregado, como lidar com casos complexos de inadimplência ou melhorar os processos de recuperação de pagamentos.
A automação de cobrança oferece vantagens significativas em termos de eficiência, precisão e escalabilidade em comparação com a cobrança manual, permitindo que as empresas gerenciem de forma mais eficaz o processo de cobrança e reduzam a inadimplência.
Quais são as consequências de uma gestão de cobrança manual?
Uma gestão de cobrança manual pode resultar em várias consequências negativas para uma empresa:
Ineficiência: A gestão manual de cobrança é muito mais lenta e consome mais recursos do que a automação. Isso pode levar a atrasos no processo de cobrança e na identificação de contas em atraso.
Erros: A intervenção humana aumenta a probabilidade de erros, como enviar lembretes de pagamento para clientes que já pagaram, ou falhar em acompanhar contas em atraso de forma consistente.
Custos Elevados: O trabalho manual requer mais tempo e recursos humanos, o que pode aumentar os custos operacionais da empresa. Além disso, os erros podem resultar em custos adicionais, como perda de receita e necessidade de retrabalho.
Baixa Escalabilidade: À medida que a empresa cresce e o número de clientes aumenta, a gestão manual de cobrança torna-se cada vez mais difícil de gerenciar. Isso pode levar a sobrecarga da equipe de cobrança e à incapacidade de lidar com um grande volume de contas em atraso de forma eficiente.
Descontentamento do Cliente: A falta de acompanhamento consistente e o envio de lembretes de pagamento incorretos podem levar a uma experiência negativa do cliente. Isso pode resultar na perda de confiança do cliente na empresa e até mesmo na perda do cliente para a concorrência.
Perda de Receita: Uma gestão ineficaz de cobrança pode resultar em maior inadimplência, o que significa que a empresa pode perder receita devido a pagamentos em atraso ou não recebidos.
Uma gestão de cobrança manual pode ter várias consequências negativas para uma empresa, incluindo ineficiência operacional, erros, custos elevados, dificuldade de escalabilidade, descontentamento do cliente e perda de receita.
Por isso, muitas empresas optam por automatizar seus processos de cobrança para evitar esses problemas e melhorar a eficiência geral.
Quais as vantagens de usar um sistema de automação de cobrança?
O uso de um sistema de automação de cobrança com chatbots oferece diversas vantagens para as empresas, incluindo:
Eficiência: A automação de cobrança permite que as empresas realizem tarefas de cobrança de forma mais rápida e eficiente do que seria possível manualmente. Isso inclui o envio automatizado de lembretes de pagamento, atualização de registros de pagamento e geração de relatórios financeiros.
Redução de erros: Ao minimizar a intervenção humana, os sistemas automatizados de cobrança reduzem a ocorrência de erros, garantindo que os lembretes sejam enviados pontualmente e os registros de pagamento sejam atualizados com precisão.
Escala facilitada: A automação de cobrança é altamente escalável, o que significa que as empresas podem lidar facilmente com um grande volume de contas em atraso sem comprometer a qualidade do serviço. Isso é especialmente importante para empresas em crescimento ou que têm muitos clientes.
Melhor gestão do tempo: Ao automatizar tarefas repetitivas, as equipes de cobrança podem dedicar mais tempo a atividades de maior valor agregado, como lidar com casos complexos de inadimplência ou melhorar os processos de recuperação de pagamentos.
Melhoria na experiência do cliente: Com lembretes de pagamento automatizados e comunicações consistentes, os clientes têm uma experiência mais positiva, pois são lembrados dos pagamentos devidos de maneira oportuna e profissional.
Redução da inadimplência: Ao enviar lembretes de pagamento de forma consistente e automatizada, as empresas podem reduzir a inadimplência e melhorar a taxa de recuperação de pagamentos em atraso.
Integração com sistemas de pagamento: Muitos sistemas de automação de cobrança podem se integrar facilmente a sistemas de pagamento online, facilitando o processo de recebimento de pagamentos por parte dos clientes.
O uso de um sistema de automação de cobrança oferece várias vantagens para as empresas, incluindo maior eficiência, redução de erros, escalabilidade, melhor gestão do tempo, melhoria na experiência do cliente, redução da inadimplência e integração com sistemas de pagamento.
Essas vantagens podem levar a uma gestão mais eficaz das finanças da empresa e a uma melhor saúde financeira geral.
Quais as desvantagens de usar um sistema de automação de cobrança?
Embora os sistemas de automação de cobrança ofereçam muitas vantagens, também podem apresentar algumas desvantagens, tais como:
Custo inicial: Implementar um sistema de automação de cobrança pode exigir um investimento inicial significativo em termos de compra de software, integração de sistemas e treinamento da equipe.
Complexidade da configuração: Alguns sistemas de automação de cobrança podem ser complexos de configurar e personalizar de acordo com as necessidades específicas da empresa. Isso pode exigir conhecimentos técnicos ou a contratação de especialistas para garantir uma implementação adequada.
Falhas técnicas: Como qualquer sistema de software, os sistemas de automação de cobrança estão sujeitos a falhas técnicas, como interrupções no serviço, bugs ou problemas de integração com outros sistemas. Isso pode resultar em interrupções no processo de cobrança e afetar a eficiência da empresa.
Falta de personalização: Alguns sistemas de automação de cobrança podem oferecer opções limitadas de personalização, o que pode não atender totalmente às necessidades específicas da empresa. Isso pode resultar em uma experiência do cliente menos personalizada e adaptada às preferências individuais dos clientes.
Risco de alienação do cliente: Se não for usado com cuidado, um sistema de automação de cobrança pode resultar em uma abordagem excessivamente impessoal, o que pode alienar os clientes e prejudicar a relação empresa-cliente.
Dependência da tecnologia: Ao depender fortemente de um sistema de automação de cobrança, as empresas podem se tornar vulneráveis a falhas tecnológicas ou interrupções no serviço que estão além do seu controle. Isso pode afetar adversamente a capacidade da empresa de realizar cobranças de maneira eficaz e oportuna.
Necessidade de monitoramento constante: Mesmo com a automação, é necessário um monitoramento constante do sistema para garantir que esteja funcionando corretamente e que não esteja causando problemas, como envio excessivo de lembretes ou erros nos registros de pagamento.
Embora essas desvantagens possam representar desafios, muitas empresas consideram que os benefícios da automação de cobrança superam as preocupações potenciais, desde que o sistema seja implementado e gerenciado adequadamente.
Como escolher um sistema de cobrança completo?
Escolher um sistema de cobrança completo requer uma análise cuidadosa das necessidades específicas da sua empresa e uma avaliação das opções disponíveis no mercado.
Aqui estão algumas etapas que você pode seguir para escolher um sistema de cobrança completo:
Avalie suas necessidades: Antes de começar a procurar um sistema de cobrança, faça uma análise detalhada das necessidades da sua empresa em termos de gestão de cobrança.
Considere fatores como o volume de clientes, o tipo de transações financeiras realizadas, os métodos de pagamento aceitos e os recursos desejados, como automação de lembretes de pagamento, geração de relatórios e integração com sistemas de pagamento.
Pesquise as opções disponíveis: Faça uma pesquisa de mercado para identificar os diferentes sistemas de cobrança disponíveis. Considere fatores como funcionalidades oferecidas, custo, facilidade de uso, suporte ao cliente e reputação da empresa fornecedora.
Peça recomendações: Consulte outras empresas do seu setor ou rede de contatos para obter recomendações sobre sistemas de cobrança que tenham sido eficazes para eles. Isso pode ajudá-lo a identificar opções que atendam às suas necessidades específicas e tenham uma boa reputação no mercado.
Avalie as funcionalidades: Ao avaliar os diferentes sistemas de cobrança, leve em consideração as funcionalidades oferecidas por cada um. Certifique-se de que o sistema escolhido ofereça os recursos necessários para atender às suas necessidades de cobrança, como automação de lembretes de pagamento, geração de relatórios personalizados, integração com sistemas de pagamento e suporte multicanal para comunicação com os clientes.
Considere a integração: Se a sua empresa já utiliza outros sistemas de software, como um sistema de gestão empresarial (ERP) ou um sistema de CRM, verifique se o sistema de cobrança escolhido pode ser integrado facilmente com esses sistemas. Isso pode ajudar a garantir uma operação mais eficiente e uma experiência do usuário mais consistente.
Avalie o custo-benefício: Além do custo inicial do sistema, leve em consideração os custos contínuos, como taxas de assinatura, custos de manutenção e custos de suporte. Avalie o custo-benefício de cada opção em relação aos recursos oferecidos e à capacidade de atender às suas necessidades de cobrança a longo prazo.
Teste o sistema: Antes de tomar uma decisão final, considere testar o sistema de cobrança escolhido para garantir que atenda às suas expectativas e funcione conforme o esperado. Muitos fornecedores oferecem períodos de avaliação gratuita ou demos do produto que permitem testar o sistema antes de fazer um compromisso de longo prazo.
Considere o suporte ao cliente: Verifique se o fornecedor do sistema de cobrança oferece um bom suporte ao cliente, incluindo recursos como suporte técnico, treinamento e materiais de suporte. Um bom suporte ao cliente pode ser essencial para garantir uma implementação suave e resolver quaisquer problemas que possam surgir durante o uso do sistema.
Ao seguir estas etapas e realizar uma análise cuidadosa das suas necessidades e das opções disponíveis, você estará em uma posição melhor para escolher um sistema de cobrança completo que atenda às necessidades da sua empresa e ajude a melhorar a eficiência e a eficácia do seu processo de cobrança.
Como implantar um processo de cobrança automatizado?
Implantar um processo de cobrança automatizado envolve várias etapas importantes para garantir uma transição suave e eficaz. Aqui está um guia passo a passo para ajudá-lo a implantar um processo de cobrança automatizado:
Defina objetivos claros: Antes de iniciar a implementação, defina claramente os objetivos do seu processo de cobrança automatizado. Isso pode incluir metas como reduzir a inadimplência, melhorar a eficiência do processo de cobrança e melhorar a experiência do cliente.
Avalie suas necessidades: Faça uma avaliação detalhada das necessidades da sua empresa em termos de gestão de cobrança. Identifique áreas onde a automação pode trazer o maior benefício, como o envio de lembretes de pagamento, atualização de registros de pagamento e geração de relatórios.
Escolha o sistema certo: Com base nas suas necessidades identificadas, pesquise e selecione um sistema de automação de cobrança que atenda aos seus requisitos. Certifique-se de escolher um sistema que seja fácil de usar, ofereça as funcionalidades necessárias e se integre bem com outros sistemas que sua empresa já utiliza.
Prepare seus dados: Antes de começar a usar o sistema de cobrança automatizado, certifique-se de que seus dados estejam limpos, organizados e prontos para serem importados para o novo sistema. Isso pode incluir informações sobre clientes, histórico de pagamentos, datas de vencimento e valores devidos.
Personalize o sistema: Configure o sistema de automação de cobrança de acordo com as necessidades específicas da sua empresa. Isso pode incluir personalizar modelos de lembretes de pagamento, configurar regras de automação e definir preferências de comunicação com os clientes.
Integre sistemas existentes: Se sua empresa já utiliza outros sistemas de software, como um sistema de gestão empresarial (ERP) ou um sistema de CRM, certifique-se de que o sistema de automação de cobrança se integre facilmente com esses sistemas. Isso garantirá uma operação mais eficiente e uma experiência do usuário mais consistente.
Treine sua equipe: Forneça treinamento adequado para a equipe que será responsável por usar o sistema de automação de cobrança. Certifique-se de que eles entendam como usar o sistema de forma eficaz e estejam preparados para lidar com quaisquer problemas que possam surgir.
Teste o sistema: Antes de lançar o processo de cobrança automatizado em escala, faça testes abrangentes para garantir que o sistema esteja funcionando conforme o esperado e que todos os bugs tenham sido corrigidos. Isso pode incluir testes de envio de lembretes de pagamento, atualização de registros de pagamento e geração de relatórios.
Lance em escala: Uma vez que o sistema tenha sido testado e a equipe esteja treinada, comece a implantar o processo de cobrança automatizado em escala. Monitore de perto o desempenho do sistema e faça ajustes conforme necessário para garantir que esteja atingindo seus objetivos.
Avalie e otimize: Após a implementação, avalie regularmente o desempenho do processo de cobrança automatizado e faça ajustes conforme necessário para otimizar a eficácia do sistema. Isso pode incluir ajustes nas regras de automação, atualizações de software e treinamento adicional da equipe.
Ao seguir este guia passo a passo, você poderá implantar um processo de cobrança automatizado de forma eficaz e garantir uma transição suave para uma operação mais eficiente e eficaz.
10 melhores ferramentas de automação de cobrança
A escolha das “melhores” ferramentas de automação de cobrança pode variar dependendo das necessidades específicas da sua empresa e das características do seu mercado.
No entanto, aqui estão algumas das principais ferramentas de automação de cobrança que são amplamente reconhecidas por sua eficácia e funcionalidades:
Chargebee
Uma plataforma de faturamento recorrente que oferece automação de cobrança, gerenciamento de assinaturas, faturamento flexível e integrações com sistemas de pagamento.
Zoho Subscriptions
Uma solução de faturamento recorrente que oferece automação de cobrança, gestão de assinaturas, relatórios financeiros e integrações com outros produtos Zoho.
Recurly
Uma plataforma de faturamento recorrente que oferece automação de cobrança, gestão de assinaturas, relatórios avançados e integrações com uma variedade de sistemas de pagamento.
Chargify
Uma solução de faturamento recorrente que oferece automação de cobrança, gestão de assinaturas, análise de receita e integrações com sistemas de pagamento populares.
Fusebill
Uma plataforma de faturamento recorrente que oferece automação de cobrança, gestão de assinaturas, relatórios avançados e integrações com uma variedade de sistemas de pagamento.
Braintree
Uma solução de processamento de pagamentos que oferece automação de cobrança, gestão de assinaturas, relatórios financeiros e integrações com sistemas de pagamento populares.
ChargeOver
Uma plataforma de faturamento recorrente que oferece automação de cobrança, gestão de assinaturas, relatórios financeiros e integrações com uma variedade de sistemas de pagamento.
Stripe Billing
Uma solução de faturamento recorrente que oferece automação de cobrança, gestão de assinaturas, relatórios avançados e integrações com uma variedade de sistemas de pagamento.
MoonClerk
Uma solução de cobrança online que oferece automação de cobrança, criação de planos de pagamento, relatórios de receita e integrações com sistemas de pagamento populares.
Chargehound
Uma plataforma que ajuda a automatizar a resolução de disputas de cobrança, reduzindo o tempo gasto na resolução manual de problemas de cobrança.
Estas são apenas algumas das muitas opções disponíveis no mercado. Recomenda-se que você faça uma pesquisa mais aprofundada para determinar qual ferramenta atende melhor às necessidades específicas da sua empresa em termos de automação de cobrança.
Nexloo: A melhor ferramenta de comunicação de cobrança
Na jornada para uma gestão eficaz de cobranças, a comunicação desempenha um papel crucial.
A Nexloo emerge como uma ferramenta revolucionária, elevando a eficiência e a eficácia da comunicação no processo de cobranças.
Aqui estão algumas vantagens-chave de utilizar Nexloo na automação da comunicação de cobranças:
Automatização Inteligente
Nexloo oferece recursos avançados de automatização, permitindo que você programe lembretes de pagamento, notificações e mensagens de acompanhamento de forma inteligente.
Essa automação inteligente poupa tempo e recursos, liberando sua equipe para se concentrar em tarefas de maior valor.
Personalização Aprimorada
Com Nexloo, cada interação com o cliente pode ser personalizada de acordo com suas preferências e histórico de pagamentos.
Utilize dados contextuais para adaptar as mensagens, tornando-as mais relevantes e impactantes para cada cliente.
Essa personalização fortalece o relacionamento com o cliente e aumenta a probabilidade de recuperação de pagamentos em atraso.
Comunicação Multicanal
Nexloo oferece suporte para comunicação multicanal, permitindo que você alcance seus clientes através de diversos canais, como e-mail, SMS, mensagens de voz e até mesmo notificações push.
Essa abordagem omnicanal garante que suas mensagens cheguem aos clientes de maneira oportuna e eficaz, aumentando as chances de resposta e pagamento.
Análises e Relatórios Detalhados
Com Nexloo, você pode acessar análises detalhadas sobre o desempenho das suas campanhas de comunicação de cobranças.
Obtenha insights valiosos sobre taxas de abertura, taxas de resposta e eficácia geral das mensagens, permitindo que você otimize suas estratégias de comunicação para melhores resultados.
Integrações Flexíveis
Nexloo é altamente flexível e pode ser facilmente integrado com outros sistemas e plataformas que você já utiliza.
Isso simplifica o fluxo de trabalho e permite uma experiência de usuário contínua e harmoniosa para sua equipe de cobranças.
A Nexloo oferece uma solução abrangente e eficiente para a automação da comunicação de cobranças, ajudando sua empresa a maximizar a eficiência, melhorar a experiência do cliente e aumentar a recuperação de pagamentos em atraso.
