La configuration d’un message d’absence sur WhatsApp Business est l’une des fonctionnalités les plus utiles pour les entreprises qui cherchent à offrir un service client professionnel et continu.
Cette fonctionnalité permet que, même lorsque vous ou votre équipe ne sont pas disponibles, les clients sachent qu’ils ont été entendus et qu’une réponse leur sera apportée.
Explorons comment configurer ce recours, comprendre son importance et comment il peut transformer l’expérience de vos clients.
Qu’est-ce que le Message d’Absence sur WhatsApp Business ?
Le message d’absence est une fonctionnalité qui envoie des réponses automatiques lorsque quelqu’un entre en contact en dehors des heures d’ouverture de l’entreprise.
Il fonctionne comme un « message » informant le client de votre indisponibilité temporaire, des horaires de fonctionnement ou de toute autre information pertinente.
Pourquoi Utiliser le Message d’Absence ?
- Professionnalisme : Il montre au client que votre entreprise est attentive, même si personne n’est disponible à ce moment-là.
- Engagement : Il réduit la frustration en évitant que le client ne reste sans réponse.
- Organisation : Il aide à gérer les attentes des clients sur le moment où ils seront contactés.
Les entreprises utilisant des solutions comme Nexloo peuvent intégrer WhatsApp Business à une plateforme omnicanal, apportant ainsi la personnalisation de ces messages à un niveau encore plus professionnel.
Étape par Étape : Comment Configurer le Message d’Absence sur WhatsApp Business
- Accédez à WhatsApp Business
Ouvrez l’application sur votre appareil et allez dans les paramètres.
- Sur Android : Cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit et sélectionnez « Paramètres ».
- Sur iPhone : Allez dans « Réglages ».
- Trouvez l’Option « Outils Professionnels »
Dans les paramètres, localisez et cliquez sur « Outils Professionnels ». Cette section regroupe toutes les fonctionnalités visant à optimiser le service client. - Sélectionnez « Message d’Absence »
Dans la section des outils, vous trouverez l’option « Message d’Absence ». Cliquez dessus pour accéder aux paramètres. - Activez le Message d’Absence
Activez cette fonctionnalité pour commencer à personnaliser le message qui sera envoyé automatiquement. - Personnalisez le Message
Rédigez un texte clair, informatif et accueillant. Voici un exemple :
« Bonjour ! Merci d’avoir contacté [Nom de l’Entreprise]. Nos heures d’ouverture sont du lundi au vendredi, de 9 h à 18 h. Nous répondrons à votre message dès que possible. En attendant, vous pouvez consulter plus d’informations sur notre site : [Lien]. »
- Définissez la Période d’Envoi
Choisissez les horaires ou les jours pendant lesquels le message d’absence sera activé. Vous pouvez définir des horaires spécifiques ou laisser le message actif en dehors des heures de travail. - Choisissez les Destinataires
Définissez qui recevra le message : tout le monde, seulement les contacts en dehors de votre liste ou des groupes spécifiques. - Sauvegardez les Paramètres
Cliquez sur « Sauvegarder » et voilà ! Votre message d’absence est désormais actif et prêt à fonctionner.
Meilleures Pratiques pour Configurer des Messages d’Absence Efficaces
Bien que la configuration soit simple, voici quelques stratégies pour rendre ces messages encore plus efficaces :
- Soyez Clair et Concis
Évitez les textes longs ou complexes. Mentionnez vos heures d’ouverture et le délai de réponse. - Ajoutez des Appels à l’Action (CTA)
Dirigez le client vers d’autres options, comme votre site ou une FAQ. Par exemple :
« En attendant, visitez notre site [Lien] pour trouver des réponses à vos questions. »
- Humanisez le Message
Utilisez un langage accueillant et empathique. Cela renforce la relation avec le client. - Intégrez avec des Solutions Avancées
Utiliser des outils comme Nexloo permet de gérer les messages automatiques de manière centralisée, garantissant plus de personnalisation et d’efficacité.
Comment Nexloo Peut Transformer Votre Service Client
Nexloo est une plateforme omnicanal qui intègre plusieurs canaux, dont WhatsApp Business, en un seul endroit. Elle permet de créer des messages automatisés, comme ceux d’absence, avec une personnalisation avancée et fournit des rapports complets pour mesurer l’efficacité du service client.
Avantages de Nexloo sur WhatsApp Business :
- Automatisation Personnalisée : Configurez des messages spécifiques pour différents horaires et types de clients.
- Gestion d’Équipe : Centralisez l’assistance de toute l’équipe sur un seul tableau de bord.
- Analyse des Performances : Suivez les métriques d’engagement et d’assistance.
Avec Nexloo, vous transformez chaque interaction sur WhatsApp en une opportunité de fidélisation, en offrant une expérience plus rapide et efficace.
Exemples de Messages d’Absence Impactants
- Exemple 1 : Service Standard
« Bonjour ! Nous sommes en dehors de nos heures d’ouverture, qui sont du lundi au vendredi, de 9 h à 18 h. Nous répondrons à votre message dès notre retour. Merci pour votre compréhension ! » - Exemple 2 : Diriger vers des Ressources en Ligne
« Bonjour ! Notre service est fermé pour l’instant. En attendant, consultez notre site [Lien] ou envoyez un e-mail à [e-mail]. Nous vous répondrons dès que possible ! » - Exemple 3 : Promotion ou Action Spéciale
« Merci de nous avoir contacté ! Nous sommes en dehors de nos horaires d’ouverture, mais profitez-en pour découvrir notre offre exclusive sur le site : [Lien]. »
Conseils pour Optimiser Votre Service Client avec des Messages Automatiques
- Combinez les Messages d’Absence avec des Chatbots
Les chatbots peuvent répondre aux questions fréquentes pendant votre absence. Nexloo propose des intégrations avec des chatbots intelligents pour améliorer le service client. - Mettez à Jour les Messages Régulièrement
Assurez-vous que les informations dans les messages sont toujours à jour, surtout en ce qui concerne les horaires d’ouverture ou les promotions. - Utilisez les Fonctionnalités Avancées de WhatsApp Business
Profitez des fonctionnalités telles que les étiquettes et les réponses rapides pour optimiser le flux de service.
Conclusion
Configurer des messages d’absence sur WhatsApp Business est une étape essentielle pour les entreprises qui souhaitent offrir un service client professionnel et organisé.
Avec des solutions avancées comme Nexloo, vous pouvez aller plus loin et créer une expérience mémorable pour vos clients, même en dehors des heures d’ouverture.
N’attendez plus ! Optimisez dès maintenant votre service client avec Nexloo et transformez chaque interaction en une opportunité de connexion. Accédez à nexloo.com et testez gratuitement pendant 7 jours !
