Die Abwesenheitsnachricht ist eine der nützlichsten Funktionen für Unternehmen, die einen professionellen und kontinuierlichen Service bieten möchten.
Mit dieser Funktion stellen Sie sicher, dass auch wenn Sie oder Ihr Team nicht verfügbar sind, Ihre Kunden wissen, dass ihre Nachricht empfangen wurde und sie eine Antwort erhalten werden.
Lassen Sie uns untersuchen, wie Sie diese Funktion einrichten, ihre Bedeutung verstehen und wie sie das Kundenerlebnis transformieren kann.
Was ist die Abwesenheitsnachricht im WhatsApp Business?
Die Abwesenheitsnachricht ist eine Funktion, die automatische Antworten sendet, wenn jemand außerhalb der Geschäftszeiten des Unternehmens Kontakt aufnimmt.
Sie fungiert als „Benachrichtigung“, die den Kunden über Ihre vorübergehende Unverfügbarkeit, die Öffnungszeiten oder andere relevante Informationen informiert.
Warum die Abwesenheitsnachricht verwenden?
- Professionalität: Zeigt dem Kunden, dass Ihr Unternehmen aufmerksam ist, auch wenn niemand gerade verfügbar ist.
- Engagement: Reduziert Frustration, indem der Kunde nicht ohne Antwort bleibt.
- Organisation: Hilft, die Erwartungen der Kunden zu managen, wann sie eine Antwort erhalten werden.
Unternehmen, die Lösungen wie Nexloo verwenden, können WhatsApp Business mit einer Omnichannel-Plattform integrieren und die Personalisierung dieser Nachrichten auf ein noch professionelleres Niveau bringen.
Schritt-für-Schritt: So richten Sie die Abwesenheitsnachricht im WhatsApp Business ein
1. Greifen Sie auf WhatsApp Business zu
Öffnen Sie die App auf Ihrem Gerät und gehen Sie zu den Einstellungen.
- Android: Tippen Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke und wählen Sie „Einstellungen“.
- iPhone: Gehen Sie zu „Einstellungen“.
2. Finden Sie die Option „Unternehmens-Tools“
Innerhalb der Einstellungen finden und klicken Sie auf „Unternehmens-Tools“. Dieser Bereich enthält alle Funktionen zur Optimierung des Kundensupports.
3. Wählen Sie „Abwesenheitsnachricht“
In der Kategorie „Tools“ finden Sie die Option „Abwesenheitsnachricht“. Klicken Sie darauf, um die Einstellungen zu öffnen.
4. Aktivieren Sie die Abwesenheitsnachricht
Schalten Sie die Funktion ein, um mit der Anpassung der Nachricht zu beginnen, die automatisch gesendet wird.
5. Personalisieren Sie die Nachricht
Geben Sie eine Nachricht ein, die klar, informativ und freundlich ist. Hier ist ein Beispiel:
„Hallo! Vielen Dank, dass Sie [Unternehmensname] kontaktiert haben. Unsere Geschäftszeiten sind Montag bis Freitag von 9:00 bis 18:00 Uhr. Wir werden Ihre Nachricht so schnell wie möglich beantworten. In der Zwischenzeit können Sie weitere Informationen auf unserer Website einsehen: [Link].“
6. Legen Sie den Zeitraum für die Abwesenheitsnachricht fest
Wählen Sie die Zeiten oder Tage aus, an denen die Abwesenheitsnachricht aktiviert werden soll. Sie können bestimmte Zeiten festlegen oder sie jederzeit außerhalb der Öffnungszeiten aktivieren.
7. Wählen Sie die Empfänger aus
Definieren Sie, wer die Nachricht erhalten soll: Alle, nur Kontakte außerhalb Ihrer Liste oder bestimmte Gruppen.
8. Speichern Sie die Einstellungen
Klicken Sie auf „Speichern“, und fertig! Ihre Abwesenheitsnachricht ist aktiv und funktioniert.
Best Practices für die Einrichtung von Abwesenheitsnachrichten
Obwohl die Einrichtung einfach ist, gibt es Strategien, um diese Nachrichten effektiver zu gestalten:
1. Seien Sie klar und präzise
Vermeiden Sie lange oder komplexe Texte. Geben Sie Ihre Geschäftszeiten und die voraussichtliche Antwortzeit an.
2. Fügen Sie Handlungsaufforderungen (CTAs) hinzu
Leiten Sie den Kunden auf andere Optionen wie Ihre Website oder eine FAQ-Seite. Zum Beispiel:
„In der Zwischenzeit besuchen Sie unsere Website [Link] und finden Sie Antworten auf Ihre Fragen.“
3. Personalisieren Sie die Nachricht
Verwenden Sie eine freundliche Sprache, die Empathie vermittelt. Dies stärkt die Beziehung zum Kunden.
4. Integrieren Sie fortgeschrittene Lösungen
Die Nutzung von Tools wie Nexloo ermöglicht eine zentralisierte Verwaltung automatischer Nachrichten und eine noch professionellere Personalisierung.
Wie Nexloo Ihren Kundenservice transformieren kann
Nexloo ist eine Omnichannel-Plattform, die verschiedene Kanäle, einschließlich WhatsApp Business, an einem Ort integriert. Sie ermöglicht es, automatisierte Nachrichten wie Abwesenheitsnachrichten mit fortschrittlicher Personalisierung zu erstellen und bietet umfassende Berichte zur Messung der Effizienz des Kundensupports.
Vorteile von Nexloo im WhatsApp Business:
- Personalisierte Automatisierung: Erstellen Sie Nachrichten für verschiedene Zeiten und Kundentypen.
- Teammanagement: Zentralisieren Sie den gesamten Support in einem einzigen Dashboard.
- Leistungsanalyse: Überwachen Sie Kennzahlen für Engagement und Support.
Mit Nexloo verwandeln Sie jede Interaktion auf WhatsApp in eine Chance zur Kundenbindung, indem Sie eine schnellere und effizientere Erfahrung bieten.
Beispiele für effektive Abwesenheitsnachrichten
- Beispiel 1: Standard-Antwort
„Hallo! Wir sind außerhalb unserer Geschäftszeiten, die von Montag bis Freitag von 9:00 bis 18:00 Uhr sind. Sobald wir zurück sind, werden wir Ihre Nachricht beantworten. Vielen Dank für Ihr Verständnis!“
- Beispiel 2: Weiterleitung zu Online-Ressourcen
„Hallo! Unser Support ist momentan geschlossen. In der Zwischenzeit besuchen Sie unsere Website [Link] oder senden Sie eine E-Mail an [E-Mail]. Wir werden Ihnen so schnell wie möglich antworten!“
- Beispiel 3: Sonderaktion oder Promotion
„Danke, dass Sie uns kontaktiert haben! Wir sind außerhalb der Geschäftszeiten, aber schauen Sie sich unsere exklusive Aktion auf unserer Website an: [Link].“
Tipps zur Steigerung Ihres Supports mit automatischen Nachrichten
- Kombinieren Sie Abwesenheitsnachrichten mit Chatbots
Chatbots können häufig gestellte Fragen beantworten, während Sie abwesend sind. Nexloo bietet Integrationen mit intelligenten Chatbots, die den Support verbessern. - Aktualisieren Sie regelmäßig Ihre Nachrichten
Achten Sie darauf, dass die Informationen in den Nachrichten stets aktuell sind, insbesondere bei den Öffnungszeiten oder Sonderaktionen. - Nutzen Sie fortgeschrittene WhatsApp Business-Funktionen
Verwenden Sie Funktionen wie Etiketten und Schnellantworten, um den Supportfluss zu optimieren.
Fazit
Das Einrichten von Abwesenheitsnachrichten im WhatsApp Business ist ein wesentlicher Schritt für Unternehmen, die professionellen und gut organisierten Kundenservice bieten möchten.
Mit fortschrittlichen Lösungen wie Nexloo können Sie noch weiter gehen und eine unvergessliche Erfahrung für Ihre Kunden schaffen, selbst außerhalb der Geschäftszeiten.
Warten Sie nicht länger! Optimieren Sie jetzt Ihren Support mit Nexloo und verwandeln Sie jede Interaktion in eine Chance zur Verbindung. Besuchen Sie nexloo.com und testen Sie es kostenlos für 7 Tage!
